А что, если
я ничего не успеваю?
А что, если
я ничего не успеваю?
Не претендуя на истину в последней инстанции, соосновательница Manshuq, а также работающая мама троих детей Акжелен Исабаева делится личным опытом – как она ничего не успевает, но всё же старается успевать. В материале – обзор конкретных инструментов и техник тайм-менеджмента.
Почему я решила написать этот материал?

Один из главных инструментов в моём арсенале, чтобы «успевать всё», – делать всё в постоянной «запарке», жонглируя одновременно сразу несколькими задачами.

К примеру, сегодня младший сын заболел и мой график тотально изменился. Сегодня сын – мой попутчик везде. Сначала мне нужно отвезти его к врачу, который уходит в отпуск. Попутно заехать в редакцию на редколлегию. Плюс я обещала завезти кое-какие вещи сестре. Водитель не успевает отвезти старшего сына к логопеду – это автоматически становится моей дополнительной задачей. А ещё надо забрать дочь из детского сада, решить вопросы по ремонту гаража, заказать доставку кымыза и баурсаков… Куда-то надо вписать ещё рабочие обязанности.

Поэтому я решила посмотреть и структурировать собственные знания – что мне уже известно из тайм-менеджмента, какие инструменты я использую, а что уже давно планирую использовать, но никак не начну?
Какие инструменты тайм-менеджмента
я уже испробовала?
И самое главное – что я реально использую.
Блокноты и ежедневники
Блокноты и ежедневники
Сейчас у меня есть три блокнота (два из них мне подарили, один я купила сама), и их количество – скорее, недостаток: записи я веду хаотично, выбирая каждый раз тот блокнот, который есть сейчас под рукой. Но зато, используя разные блокноты, я сделала для себя как минимум одно практическое открытие: очень удобно пользоваться блокнотом размером с ладонь: он лёгкий по весу, помещается в сумку любого размера и маленький размер листа ограничивает список дел – я записываю в этот блокнот только те цели, которые считаю наиболее реалистичными.

Когда я училась и работала параллельно, меня здорово выручал блокнот размера А4, в котором на каждом развороте была расчерчена таблица на месяц, как в календаре, с местом для записи встреч и планов на каждый день. Отличная вещь! Известный казахстанский блогер Марина Шарипова делилась со своими подписчиками, что подобный блокнот помогает ей планировать контент для соцсетей. Я не встречала такой готовый блокнот в продаже, но его легко можно сделать самому: расчертить шаблон на компьютере и распечатать. А чтобы листы не сминались, можно взять бумагу потолще.

Ежедневники с определённой датой на странице меня лишь раздражают. Каждый мой день – это неоднородный набор задач, который никак не систематизируешь на одной стандартной странице. К тому же если в этот день ничего не произошло, то пустая страница только угнетает. Поэтому если я выбираю ежедневник, то в нём нет никаких дат, наличие календаря для меня вообще непринципиально.

Вывод:
Записи в бумажных блокнотах – это способ планирования своего времени, который вне времени. Хотя есть и свои сложности – не каждый блокнот помещается в сумку, его можно просто где-то забыть. Но несомненный плюс – это неповторимое удовольствие перечёркивать те пункты, которые уже выполнены.
Стандартное приложение «Календарь» в смартфоне
Стандартное приложение «Календарь» в смартфоне
Это, на мой взгляд, идеальное приложение для планирования всех встреч. Главное – не забыть прописать в настройках напоминания! И, назначая новую встречу, заглянуть и убедиться, что на этот день и в выбранное время уже ничего не назначено. Да, накладки всё равно случаются, но оно реально работает. Например, с долгосрочным планированием – запись в «Календаре» спасла меня, когда я забыла о запланированном интервью на визу (ровно за час пришло уведомление, и я успела собраться и примчаться в консульство!).

Вывод:
Это эффективное и бесплатное решение. Эффективность можно повысить, если синхронизировать приложение с
e-mail – встречи, запланированные в почте, автоматически будут появляться в «Календаре».
Приложение Asana
Приложение Asana
Использую исключительно для планирования рабочих задач, которые мне «спускает» главный редактор. Удобный интерфейс – сразу видно задание, есть возможность отслеживать статус выполнения. Небольшой минус – не всегда приходят уведомления, но это, скорее, проблема с ОС смартфона, так как на имейл уведомления приходят стабильно.

Вывод:
Отличное приложение для планирования командных задач. Можно увидеть прогресс по проекту, удобно распределять задачи между несколькими участниками. Но нужно время, чтобы привыкнуть к интерфейсу и грамотно планировать график задач, поэтому для планирования встреч я всё же использую «Календарь».
Приложения для трекинга месячных
Приложения для трекинга месячных
Особенно удобны для планирования отпуска. Для меня и моей семьи, в которой уже есть трое детей, это уже неактуально, но, возможно, другим подобные приложения будут полезны при планировании семьи. Программа автоматически высчитывает овуляцию. Особо организованные женщины могут использовать приложение для планирования покупок предметов женской гигиены. Я использую бесплатную версию приложения Life, но их огромное количество, главное – выбрать удобное именно для себя.

Вывод:
Приложение, скорее, помогает не облегчить жизнь, а следить за её ходом и мониторить свой гормональный фон. Такого рода информация может стать поводом для обследования в случае сбоев и дать более полную картину во время планового осмотра у гинеколога.
Что из известных мне инструментов тайм-менеджмента я ещё не успела, но хочу попробовать?
Диджитал-детокс
Диджитал-детокс
Я реально понимаю – какое неимоверное количество времени у меня уходит на бестолковый сёрфинг социальных сетей. Даже старший сын задаёт мне вопрос: «Почему ты всегда смотришь инстаграм? Я хочу установить приложение, которое блокирует соцсети (на которые я больше всего отвлекаюсь) на установленное время. И надеюсь, что это поможет мне реже брать смартфон в руки просто «потому что скучно» и больше времени уделять действительно важным делам.
Таймер выполнения задач
Таймер выполнения задач
Когда я готовила материал про приложения для повышения личной эффективности, я скачала себе приложение Tomato, которое отмеряет 25 минут на выполнение одной задачи и даёт пять минут на перерыв. Так и не начала пользоваться им, но каждый день приложение стабильно высылает мне напоминание: It's time! Let's get some work done! Думаю, уже давно пора активизировать его и, возможно, стать эффективнее.
Какие лайфхаки, правила и рекомендации
по планированию времени ещё мне известны?
Главное внимание – главным вещам
Главное внимание – главным вещам
Это единственный принцип Стивена Кови, который я помню, но про который часто забываю. Все продвинутые на личной эффективности эксперты хвалят его книгу «7 навыков высокоэффективных людей». Может, вам тоже поможет – я не осилила. Я мысленно составляю список из 1–3 вещей, которые приоритетны на этот день, и стараюсь делать их в первую очередь. Второстепенные задачи можно делегировать или просто планировать на другой день.
Делегирование
Делегирование
Я стараюсь делегировать то, что не люблю выполнять. К примеру: ведение домашнего хозяйства и развозка детей. В выходные дни я не стесняюсь отвозить детей с ночёвкой родителям, чтобы провести время с мужем или заняться тем, что интересно лично мне. Не знаю, можно ли назвать онлайн-заказ доставки продуктов и косметики делегированием, но это тоже очень помогает и сокращает время, потраченное на поход в магазин с детьми – кто-то из них обязательно в процессе захочет в туалет, есть, пить или просто лечь посреди магазина.

В работе делегирование тоже очень спасает. Тут главное – правильно объяснить задачу, возможно, обсудить пути решения, дать все контакты и не забывать контролировать исполнение. За ошибки исполнителя ответственность будете нести вы.
Правило «отвечать сразу»
Правило «отвечать сразу»
Это хорошая привычка – отвечать сразу же, как только пришёл запрос в мессенджере или в почте. Конечно, это не касается вопросов, требующих дополнительной проверки или подготовки, но можно хотя бы ответить «Спасибо, получила». Это правило, следовать которому мне удаётся пока с трудом, потому что я в целом склонна усложнять простые по сути вещи.
Не усложнять жизнь себе и детям
Не усложнять жизнь себе и детям
Наверное, меня можно обвинить в попустительском стиле воспитания и всеобщей хаотичности, но с опытом я поняла – часто гораздо проще и легче не спорить с ребёнком и не пытаться его непременно воспитать в тот момент, когда он плачет. Если он хочет сам открыть дверь ключом, а вы торопитесь – дайте ему это сделать, но помогайте, чтобы процесс пошёл быстрее. Хочет надеть именно красную кепку, но она лежит в другой комнате – сбегайте за ней. Так будет потрачено гораздо меньше нервов и времени, чем если бы вы поступили по-своему, потом выслушивали крик и успокаивали себя и его.
Иллюстрации Романа Захарова
M